Por
Adrian Herzkovich
Una de las cosas que siempre hice desde
temprana edad, fue organizar mi documentación personal para tenerla siempre a
mano. Cuando era “chiquito”, no había computadoras personales ni Internet, pero
me las ingeniaba para sacar fotocopias de todo a lo que consideraba
“documentación importante” y luego guardarla prolijamente en una carpeta. Por
documentación importante me refiero a Documento Nacional de Identidad,
Pasaporte y Visa, Registro de Conducir, Diplomas y Título Secundario, entre
otros. Y hacía lo propio no solo con mi documentación sino también con la de
mis familiares, a modo de tener todo bien cubierto.
De este modo, cada vez que
tenía que hacer un trámite de cualquier tipo, llevaba mi carpeta de fotocopias
(más algún documento original puntual que fuera requerido) y estaba 100%
preparado para contestar cualquier tipo de pregunta (de esas típicas que te
suelen hacer cuando hacés cualquier gestión, como por ejemplo, “DNI y fecha de
nacimiento de tus padres”, “organismo que te otorgó el pasaporte”, “fecha de
expedición de VISA”, etc.). Y si por A, B o C, me solicitaban la fotocopia de
algo, la podía entregar en el momento y ganar muchísimo tiempo (y luego reponía
dicha fotocopia para tener nuevamente mi juego completo).
Con los grandes avances tecnológicos
como la DIGITALIZACION, esto se simplificó muchísimo. Y lo que en su momento
fue una fotocopia en blanco y negro, pasó a ser “algo escaneado en color” que
podía guardarse como un archivo digital (originalmente en un floppy disk, luego
en diskette 3.5″, posteriormente en pen drive y actualmente en “LA NUBE”).
Y es acá donde va mi simple
consejo que hace honor al título de este TIP: DIGITALIZA toda tu DOCUMENTACION
y subila a la NUBE para tenerla SIEMPRE a mano.
Al mejor estilo receta de
cocina, los materiales necesarios son:
Documentación a digitalizar
(propia y de familiares) más,
Una computadora y,
Un escáner o,
Una cámara de fotos digital
o,
Un teléfono con cámara de
fotos o,
Una webcam y
Una cuenta personal segura
“en la NUBE”
Vayamos analizando esto un
poco más:
Por “Documentación a Digitalizar”
hago referencia a TODO lo que se te ocurra que pueda serte solicitado tarde o
temprano a la hora de hacer un trámite de cualquier tipo. Por ejemplo: DNI
(todas las páginas), Pasaporte (todas las páginas que tengan información), VISA
(de los países que tengas), Registro de Conducir (ambos lados), Cédula Verde,
Cédula Azul, Tarjeta del Seguro del Auto, Constancia de CUIL, Partida de
Nacimiento, Título Automotor, Libreta de Casamiento, Diploma o Título
Universitario (o cualquier tipo de acreditación sobre los estudios realizados),
Titulo de Propiedad Inmobiliario (o escritura del lugar donde vivís), algún
ejemplar de cada impuesto o servicio que tenés (desde ABL, Cable e Internet
entre otros), Análisis Clínicos, etc. Y hacer exactamente lo mismo, con la
documentación más relevante de tu familia (desde padres, hermanos, mujer,
hijos). Por ejemplo, el pedido de un préstamo hipotecario o personal, o la
contratación de un seguro de vida, o el aplicar a una Maestría, requiere de
completar largos y complejos formularios en donde se nos pide un montón de
información de la mencionada más arriba.
La computadora es necesaria
para alojar, al menos momentáneamente, la información digitalizada.
Para digitalizar la
información, nos podemos valer de varios métodos. Tal vez el más preciso,
aunque no el más cómodo ni accesible, es el escáner (o scanner). El mismo cada
vez está presente como opción de serie en impresoras y equipos multifunción (y
cada vez más hogares, tienen scanners -a pesar de que varios no tienen la menor
idea de cómo utilizarlos-). También podemos digitalizar documentación a través
de cualquier tipo de cámara (ya sea una cámara fotográfica digital, la que ya
tienen la mayoría de los teléfonos o incluso la que existe en muchas notebooks,
Ipads, Ipods, etc.). Es decir, tal vez no seamos conscientes de que actualmente
en un hogar promedio, pueden haber varios dispositivos que permitan la
digitalización de documentos (a diferencia de la “época analógica”, en donde
para duplicar un documento, solo se lo podía hacer a través de una
fotocopiadora, y por cierto, ningún hogar tenía una fotocopiadora en su casa, y
para fotocopiar, nos teníamos que desplazar y pagar bastante por cada página).
Y por cuenta personal segura
en la NUBE, estoy hablando de servicios tan geniales como DROPBOX que nos
permite tener almacenamiento gratuito de 2 gigas en un “disco virtual” (es
decir, en un lugar que no está físicamente al alcance de nuestra vista como
podría ser nuestra computadora, un pen drive o disco externo) y que hoy suele
denominarse como “la nube”. Para entender bien para qué sirve y cómo funciona
DROPBOX, recomiendo que leas este TIP al respecto. También algo que me funcionó
muy bien, es mandarme mails con los documentos adjuntos a mi propia cuenta de
GMAIL, y una vez en ella, guardarlos en una carpeta llamada “Documentación
Scanneada”.
De este modo, ya tenemos
todo listo para poner manos a la obra. Y los 3 pasos a seguir, serían los
siguientes:
Agarro un documento
“físico”, por ejemplo, nuestro registro de conducir y lo “digitalizamos” de
ambos lados (ya sea con scanner, cámara de fotos digital, o la cámara de la
compu, o la del teléfono, o la del Ipad 2, o la del Ipod Touch). Para que no
queden dudas: Digitalizar con una cámara de fotos, significa simplemente “sacarle
una foto” a dicho documento (y esa foto, automáticamente es nuestro archivo
digital, o digitalización del documento en cuestión).
Demasiado simple, no?
Luego envío o transfiero
dicho archivo a la compu y, muy importante, lo “nombro”. Por ejemplo: “2014-05-27
Registro de Conducir.jpg”. Nótese que empecé por una fecha y luego una
descripción y en donde la fecha, es el AÑO/MES/DIA en el que vence mi registro.
Este es un excelente tip para que los documentos digitalizados que tengan fecha
de vencimiento (como las licencias de conducir, pasaportes, visas, etc.) queden
ordenados en función de sus vencimientos y sea muy fácilmente tener presente
dichas fechas para evitar que se nos venzan y llevarnos alguna fea sorpresa
(desde una multa, hasta quedarnos “varados” en migraciones de Ezeiza). El
formato del archivo, si puede ser en JPG, mejor (ya que ocupa menos lugar y
tiene muy buen calidad).
Una vez ya “nombrado” o
“rotulado”, lo subo a una carpeta de mi cuenta de DROPBOX. En mi caso
“Documentación Scanneada AH” dentro de una subcarpeta “Documentación con
Vencimiento”. Esto queda al criterio de cada uno, por ahí alguien prefiere
meterlo en una carpeta o sub carpeta que diga “Documentación Automóvil” (y en
donde además del registro, decida guardar la cédula verde, etc.).
Con esto, ya tenemos todo
listo para disfrutar de las ventajas de la digitalización. Y cuando tengamos
que completar un formulario o cuestionario sobre cualquier asunto, podremos
conectarnos a nuestra cuenta de DROPBOX desde cualquier computadora, notebook,
Ipad, Iphone, Ipod, Blackberry, o dispositivo acorde y acceder instantáneamente
a la información solicitada. Les aseguro que cuando están en una dependencia de
la AFIP luego de 4 horas de cola y les preguntan un dato de esos que la mayoría
de los mortales nunca tienen a mano (y por ende, no pueden completar el
trámite) y uno desde su celular a través de DROPBOX puede contestar cualquier
cosa, la satisfacción y sensación de felicidad es insuperable. También esto
aplica en el caso de que uno esté de viaje y pierda su documentación. El saber
que uno tiene todo ya escaneado y disponible en la nube, ayuda a superar el mal
momento.
Este TIP que puede parecer
un tanto “básico” es realmente muy pero muy útil. Te puede sacar de varios
apuros (y te lo digo por experiencia propia). Haceme caso y ponelo en práctica.
Y por si fuera poco, es de muy rápida implementación, lo podés hacer vos solo y
todo este proceso es ABSOLUTAMENTE GRATIS!!
Debo admitir que soy una
persona que cree que en lo relacionado a subir documentación a la nube, la
relación “Beneficio vs Riesgo” está inclinada más para el lado del beneficio, y
es por eso que me animo a hacerlo. Sin embargo, si sos de aquellos que
considera una locura hacerlo, mi TIP es que hagas el paso 1 (digitalizar) y 2 (rotular
en la compu) y en lugar de hacer el 3 (subirlo a DROPBOX) guardes todos los
archivos en un dispositivo externo o portátil (por ejemplo, un pendrive, una
tarjeta SD como las que se usan en varias cámaras de fotos, un Ipad, Ipod,
Smartphone o un disco externo). Y cuando hagas un trámite lleves dicho
dispositivo contigo y de este modo no hay riesgo de que nada ni nadie “robe” tu
información.
Otra variación de este TIP
es: digitalizá TODO lo que lleves en la billetera y guardalo en algún lugar
(por ejemplo, un pendrive). De este modo, si te la roban, podrás ver rápida y
fácilmente todo lo que tenías en ella (tarjetas de crédito, débito, documentos,
obra social, tarjeta de descuento como Club La Nación o Clarín 365, etc.) y
hacer las denuncias y trámites pertinentes sin dudar sobre el contenido de la
misma.
Y por último, la pregunta
obligada: Vos ¿que estás esperando para digitalizar toda tu documentación?
Editor: Teólogo-Informático Roberto Romero
Prensa Digital Notic Voz el Cajigalense; Yaguaraparo, Municipio Cajigal, Estado Sucre, Venezuela.
Dirección Internet: http://robertoromeropereira.blogspot.com/
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